Ambtenaren gemeentehuis en Heerenhuys onder één dak
Efficiënt n De gemeente wil de samenwerking tussen ambtenaren efficiënter maken, goede dienstverlening leveren aan klanten en kosten besparen.
Mede daarom komen in de toekomst alle publieks- en kantoorfuncties van de gemeente Katwijk op één locatie: het gemeentehuis van Katwijk. Het gebruik van het Heerenhuys wordt dan beëindigd.
De buitendienst blijft op de locatie Heerenweg. Voor het Heerenhuys wordt in overleg met Marente een andere invulling gezocht. De gemeente gaat uiteindelijk van drie naar twee locaties. Voor de huisvesting van 425 medewerkers onder 1 dak moet het gemeentehuis verbouwd worden.
Om samen te werken gaan/reizen medewerkers nu regelmatig heen en weer tussen het gemeentehuis en het Heerenhuys. Dat maakt goed samenwerken niet makkelijk en is bovendien niet efficiënt. Verder is het goedkoper en duurzamer om twee, in plaats van drie locaties, te onderhouden. Het huurcontract van het Heerenhuys verloopt hoe dan ook in 2021. Met het vervallen van het huurcontract kan de investering voor het aanpassen van het gemeentehuis worden gedekt én op deze wijze is een besparing van € 200.000 per jaar gegarandeerd.
Klant centraal
Voor mindervaliden en mensen die slecht ter been zijn is de huidige entree van het gemeentehuis lastig te bereiken. Bij binnenkomst in de centrale hal is nu niet meteen duidelijk waar de klant heen moet. Aan inwoners en belangenorganisaties is gevraagd om mee te denken over de eisen voor de publieksruimten. Onder andere Stichting Platform Gehandicaptenbeleid heeft vervolgens advies gegeven over de toegankelijkheid van het gebouw voor mindervaliden. Uit die bijdragen is het idee ontstaan om de buitenruimte bij de publieksingang van het gemeentehuis te overkappen. Deze nieuwe centrale hal biedt ruimte voor een betere, meer toegankelijke en laagdrempelige ontvangst van alle klanten.
Programma van Eisen
In het Programma van Eisen (PvE) staan alle eisen waaraan de toekomstige huisvesting moet voldoen. Aan zowel de medewerkers als de inwoners van de gemeente is om input voor het PvE gevraagd. Het college heeft de gemeenteraad om een voorbereidingskrediet van € 121.500 gevraagd voor het maken van een Voorlopig Ontwerp en het uitvoeren van een parkeeronderzoek. In het Voorlopig Ontwerp wordt na verder rekenen en tekenen duidelijk hoeveel de verbouwing gaat kosten. Uit het parkeeronderzoek zal blijken hoe met parkeren voor medewerkers en bezoekers moet worden omgegaan. Het college heeft al bepaald dat de investering niet hoger mag worden dan € 5 miljoen. Na het Voorlopig Ontwerp wordt het definitieve krediet aangevraagd bij de gemeenteraad.
Besluitvorming
Het programma van eisen en het voorbereidingskrediet liggen nu ter besluitvorming bij de gemeenteraad. Na de oordeelsvormende vergadering neemt, naar verwachting de gemeenteraad op 16 juni een besluit over dit project.